会务及活动策划(会务活动策划)-中国荷都网

会务及活动策划(会务活动策划)

一、会务工作实用清单1.会务方案细化表（会前、会中、会后需注意问题清单）
序号	工作类型	工作内容	具体工作	时间安排	负责人
1	会前准备	会议通知	1、内容格式参照常规，并注意本次有无特殊情况，经部门负责人审核通过后，发布。 2、在相关群里发布，根据未反馈情况，电话通知。 3、做好参会人员及其综合部负责人通讯录，备用。 4、如需分行视频，请分行确定连接终端，至少提前一天发办公室。 5、分行如有住宿、用餐需求的，与办公室、行政事务部沟通。	前一周或十天	——
2	会场预定	1、根据参会人数、会议性质、是否需要讨论、分行及投资机构是否参加等，提前预定会场，提出桌椅、茶水、视频等需求。 2、如在总行召开，与会议通知同时确定。	前一周或十天	——
3	短信通知	通过短信平台通知所有参会人员。注意参会人员及联系方式更新。	会议通知发出时；前一日	——
4	席卡制作	按参会人员单位名单，到办公室领取或重新制作席卡，注意不能遗漏。	前一日	——
5	会议材料	尽快将会议材料（会议议程、主报告、领导讲话）定稿，并根据要求印刷装袋（注意区分不同领导、参会人员），行领导材料袋中需备好签字笔，同时认真审核材料是否完整，有无错别字等。	前一日	——
6	会场布置	与领导确定会场形式，通知会议中心。	前一日上午	——
联系会议中心，配合布置会场，如有需要请办公室配合。	前一日下午	——
1、布置摆放座位、摆放席卡、水、会议材料、烟灰缸（水：一般第一排放瓷杯，后排放矿泉水，行领导自备水杯，注意提示或帮助拿水杯）。 2、调试音响、视频等会议设备。 3、如有投影，调试笔记本（PPT：用定稿PPT试放，多备一台。如在外开会，最好嵌入式，防止变形。在大会议室，一般用中间屏幕播放，两边电视房分行视频）。	前一日下午	——
如需签到。会场外，备好一张桌子，两张椅子，以备签到使用，同时备好一盒签字笔备用。	前一日下午	——
7	会场提示（如有需要）	联系总行办公室，提前安排好电子屏设置。	前一日下午	——
开会期间保持负一楼、一楼和四楼设置电子屏通知	前一日下午	——
8	会议宣传	1、事先拟定好新闻通讯稿件、会议纪要。 2、提前备好录音笔，注意电量。	前一日下午	——
9	会议召开	会前引导（如有需要）	联系大楼物业，要求物业安排专人在一楼入口处刷卡、电梯刷卡	会前一小时	——
人员接送（如有需要）	1、提前联系参会人员迎接地点。 2、提前确定用车人数，与行政部沟通。 3、如需住宿，提前确定酒店，引导入住。 3、会后，注意送回。	会前一小时
设备调试	进行会议视频、话筒等设备的调试，同时要求会议中心录音录像。	会前半小时	——
行领导的邀请	在行领导所在楼层等候领导，并陪同领导前往会场。	会前10分钟	——
会议签到	提前半个小时到达会场入口处，组织签到，并于会前5分钟电话通知尚未签到人员。	会前5分钟	——
安排入座	积极引导现场签到人员的落座。	会前5分钟	——
会议录音及记录	1、提前10分钟将录音笔放置行讲话人席卡内部并现场录音。 2、纸质记录会议时间、与会人员、召开情况等。	会中	——
会议照相	1、请办公室协助开会期间的拍照。 2、注意领导特写、主席台、会议全景（三者缺一不可），要连拍。如有特殊情形，如发言人等，也要拍。 3、注意拍摄时点，一般是领导坐定后以及讲话时拍（吸烟时不能拍）。	会中	——
会场应急	会议设备完好应急，如话筒、视频等；领导事务应急等。	会中	——
会场清理	会议结束后，整理器材物品及遗忘文件。	会后	——
10	会后工作	会议宣传	1、将事先拟定好的新闻稿件，配上照片，审核后发布。 2、会议纪要，经审核，发布。	会后	——
11	会议印发（如有需要）	会后将会议材料进行印发执行	会后	——
12	材料整理	会议文件的归档整理，会议分组讨论整理，各机构建议整理等	会后	——
13	会议费用	履行程序，办理报销。	会后	——
14	跟踪要求	对会议决议、领导提出的要求与措施，进行分解下发并跟踪落实情况	会后	——

清单的作用：一是避免临时的手忙脚乱不知所措；二是避免遗漏；三是合理评估工作量，确定投入人力。

2．会务工作内部分工标准化明细表
会务名称：会务时间：总统筹人：XXX手机号XXX

序号	小组名称	工作任务	小组组长	小组成员	备注
1	综合协调组	1.负责领导参会活动的组织安排和讲话材料的编写工作； 2.负责整体策划、综合协调及重大活动的联络工作； 3.负责各参会部门的综合协调、任务督查等工作； 4.负责会务各种证件的办理、领取和发放工作； 5.负责会议指南的印制、管理和发放工作； 6.负责领导小组日常工作； 7.做好负责人分配的其他工作。	姓名XXX 手机号XXX	姓名XXX 手机号XXX 姓名XXX 手机号XXX
2	会议活动组	1.负责会场的预定、布置及费用核算； 2.负责对接、安排礼仪人员的工作，包括但不限于引导领导上台、签约环节资料放置与收回、司仪等； 3.负责会议开始前的签到组织工作； 4.负责对接会议主持人会务流程及各项事宜，并安排好签约文本的收集、整理； 5.负责会间会务音乐、话筒、会务背景PPT切换等后台操作； 6.做好××分配的其它工作。	姓名XXX 手机号XXX	姓名XXX 手机号XXX 姓名XXX 手机号XXX
3	考察活动组	1.配合综合协调组，分管负责考察活动方案、牵总、组织工作； 2.负责落实与对接参观考察本地企业； 3.负责落实本地知名企业参会，并做好座谈发言准备工作； 4.负责落实考察活动的新闻报道工作； 5.做好其他临时性工作。	姓名XXX 手机号XXX	姓名XXX 手机号XXX 姓名XXX 手机号XXX1
4	宣传报道组	1.负责会议期的录像、摄像、小视频等工作（可外包、需对接）； 2.负责会议前期、中期和末期的新闻通稿的发布工作； 3.负责对接外部各媒体、报社，会议宣传资料的分享等； 4.负责对接广告公司，做好会议现场所需广告物料的制作，包括不限于桌签、会务背景、展架画面设计、签到墙、会务台搭建等； 5.做好××分配的其它工作。	姓名XXX 手机号XXX	姓名XXX 手机号XXX 姓名XXX 手机号XXX
5	后勤保障组	1.负责财务、信息服务、资料管理、会议服务、后勤保障等工作； 2.负责来宾住地的预订、会议期来宾报到、食宿、车辆安排等后勤保障工作； 3.负责落实当地参会人员的邀请； 3.负责大会的各类费用的预算编报工作； 4.做好××分配的其他工作。	姓名XXX 手机号XXX	姓名XXX 手机号XXX 姓名XXX 手机号XXX
备注：1.本工作明细表较适合于大型会务活动（包含的环节有现场考察、大型会议、住宿、车辆、餐食等）； 2.本表亦适用于微小型接待考察活动，可将“小组名称”更换为“责任人”，删掉“小组成员列”； 3.会务活动虽相似，但也存在差异，需要根据实际情况，对“工作任务”列修改； 4.如果工作人员有限，在保障不重合的情况下，可以安排一人多职。

3．接待活动分工表
信息收集
序	工作内容	工作要求	责任人	备注
1	来访信息收集	与对方联系人充分沟通，收集来宾基本情况及来访意图，主要包括：来宾人数、姓名、性别、民族、职务及排序、宗教信仰、生活习俗等，来宾来访意图、日常安排、接送需求、住宿需求、用餐需求、票务预订需求等，来宾随同人员、司机人数、车辆牌号、列车车次、航班班次、抵达时间等。
接待方案
序	工作内容	工作要求	责任人	备注
2	拟定接待方案	根据接待活动类别拟定活动方案，主要包括：接待方针、规格、形式、时间、地点、出席人员、议程、费用预算等。
接待要素确定
序	工作内容	工作要求	责任人	备注
3	确定接待场所	如在公司会场开展接待活动，应提前预定接待场所（会议厅、贵宾厅、文化展示厅等）
如在外部开展活动，应提前确定接待场所。
4	食宿行安排	视活动需要，如需用餐的，工作组应提前预定餐厅。
视活动需要，如需住宿的，工作组应提前预定宾馆。
视活动需要，如需用车的，工作组应提前提出用车申请，如外租车辆，应提前联系好租车公司。
5	文字材料准备	工作组负责拟写出席领导讲话稿、汇报材料、交流材料、欢迎辞、祝酒辞、贺辞、贺信等，根据需要制作PPT演示稿。
工作组负责协助活动主持人拟写主持词。
工作组负责各项文字材料的准备、收集、汇编、打印装订等工作。
视活动需要，工作组负责拟定活动宣传标语内容。
6	物料准备	视活动需要，提前开展活动相关物料的领取、采购、设计、制作等工作，括但不限于：活动主题背景板或条幅、宣传条幅，欢迎条幅、指引水牌、活动桌签、宴会桌签、车证、胸卡、胸花、邀请函、办公耗材、录音笔、激光笔、礼品、酒水等。
工作组应提前对接待场所踩点，及时确定所需资源，并保持与联系人联系顺畅。
7	费用预算	接待活动中如需安排招待用餐、酒店住宿、差旅费用的，发生费用一般由主办部门/单位承担。
工作组应根据活动预算提前拟定好费用预算报告，并报审批。
通知及反馈
序	工作内容	工作要求	责任人	备注
8	通知我方	工作组应在确定来访详细信息后，通知我方拟出席人员，通知至少包括：时间、地点、来宾信息、来访意图、议程安排、相关准备、着装要求、联系人及手机号码等，如在外部开展接待活动，通知应注明会场位置图、行李路线、公共交通乘坐方式等。
9	通知对方	工作组应在确定我方接待安排后，以函件形式反馈对方接待活动的时间、地点、行车路线、联系人及手机号码等，可温馨提示当地温度、天气、建议着装、接送联系人（手机号码、车辆牌号）等。
10	人员落实	工作组负责协调落实我方出席活动人员。
11	通知提醒	工作组应提前1天利用手机短信等通讯方式提醒我方出席人员活动日程安排，包括时间、地点、相关要求等，可温馨提示会场温度、建议着装、行车路线等。
食宿行安排
序	工作内容	工作要求	责任人	备注
12	餐饮准备	工作组应提前收集来宾民族、性别、职务及排序、宗教信仰、生活习俗、饮食习惯、喜好禁忌等信息，并在膳食准备中作相应注意。工作组应指定专人安排来宾随同人员的休息与膳食。
13	致辞	需主宾双方致辞的宴会，工作组需提前为领导准备致辞，由主人先致欢迎辞，来宾再致答辞谢。
14	住宿	需安排来宾住宿的接待活动，工作组应优先选择协议酒店，视来宾级别情况安排房间。
15	交通	需安排车辆接送的接待活动，工作组应提前根据来宾级别和人数，向总经理办公室提出用车申请或外租车辆，并指定专人随车接送。
16	迎接	工作组应提前与对方联系人确定抵达时间，根据级别对等的原则，通知我方领导在指定地点迎接。
17	送别	视接待活动类别，根据级别对等原则由领导陪同来宾前往机场或车站送别。
礼品安排
序	工作内容	工作要求	责任人	备注
18	纪念品准备	视活动需要，工作组应提前准备纪念品，纪念品应体现企业文化，富有纪念意义或象征意义，尊重来宾的风俗习惯。
19	赠送时间	视活动需要，选择赠送时间（见面初、活动中、送别时等）
活动期间安排
序	工作内容	工作要求	责任人	备注
20	签到	视活动需要可设签到处，可在签到时发放相关材料。
21	迎接	工作组应指定专人引导来宾，重要来宾抵达时应提前通知到指定地点迎接。
22	设备监控	工作组应指定专人负责活动开展期间各类设备监控。
23	会议记录	工作组应指定专人作会谈（会议）录音及记录。
24	茶歇	如活动时间较长，可在活动休息时间安排茶歇。
25	宴会服务	工作组应指定专人负责宴会现场监控，根据需要，及时调配服务人员，及时补充酒水。
26	住宿	如活动有住宿需求的，工作组应指定专人提前安排好参会代表住宿房间，可提前为来宾代领房卡。根据活动作息时间，通过前台设定叫导服务，并适当提醒退房时间、结账事宜等。
27	交通	如活动有用车需求的，工作组应指定专人负责用车安排及调度，如集体乘车应指定乘车召集人。
后续工作
序	工作内容	工作要求	责任人	备注
28	会场整理	工作组应指定专人负责检查活动现场遗落物品、收回或销毁活动相关材料。
29	对账结算	工作组应指定专人负责与会场方对账结算。
30	材料整理	视活动需要，于活动后整理形成文字材料（会议记录等），并经接待牵头领导审定后发布或存档。
31	材料存档	工作组负责于活动后收集、整理、保管活动文字材料及多媒体资料，重要活动文字材料及多媒体资料等应移交档案室存档。
32	材料赠予	视活动需要，工作组可将接待过程中的摄影、摄像等多媒体资料编辑后赠送来宾。
33	活动宣传	会务组于会后及时确定活动报道事宜。

4.会议预算/结算清单模板

序号	项目/事宜	数量	单位	单价	金额	备注
一、住宿、房务	数量	天数		¥0.00
1	套房
2	单人间
3	标间
二、餐饮	¥0.00
1	午餐		桌		¥0.00
2	午餐酒水		项		¥0.00
3	晚餐		桌		¥0.00
4	晚餐酒水		项		¥0.00
5	夜宵		项		¥0.00
三、会议室	场次
1	XX号会议室				¥0.00
2	XX号会议室				¥0.00
四、会务其他
1	会务水果（客房）		间		¥0.00
2	会务水果（会场）		人		¥0.00
3	会务交通费（派车、会务组交通费）		项		¥0.00
4	宣传物品（条幅、签到台、展架、指示牌等）		项		¥0.00
5	会务机动费用		项		¥0.00
五、礼品/奖品
1			个		¥0.00
2			个		¥0.00
3			个		¥0.00
六、往返交通费（预估）
1			人		¥0.00
2			人		¥0.00
3			人		¥0.00
4			人		¥0.00
5			人		¥0.00
6			人		¥0.00
7			人		¥0.00
七、合计预算费用